Als internaatbestuur zijn we verplicht om op een transparante wijze te communiceren over de gegevens die wij opslaan en gebruiken van internen en eventueel hun ouders. Wij willen graag toelichting geven bij deze verwerking van persoonsgegevens.
1. Wie zijn we?
Het internaatbestuur, IÑIGO, Ignatiaanse scholen vzw, is verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens binnen het Sint-Jozefscollege.
2. Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Als wij jouw gegevens verwerken, dan doen we dit omdat het noodzakelijk is om onze taken en verplichtingen als internaat te kunnen nakomen.
2.1 Voor onderwijsorganisatie en internenadministratie
Als je ingeschreven bent in ons internaat willen we natuurlijk weten wie je bent. Ook je thuissituatie, je hobby’s en je contactgegevens (en die van je ouders) zijn belangrijk voor een goede opvolging. We houden ook schoolresultaten bij zodat we jou kunnen begeleiden/coachen. Andere voorbeelden van gegevens die we verwerken zijn de momenten waarop je aan-, of afwezig bent op internaat, de reden waarom je afwezig bent.
Kortom gezegd: het zijn de persoonsgegevens die we verwerken zodanig dat we de opvoeding en begeleiding kunnen organiseren.
Als internaat gebruiken wij deze gegevens om een aantal wettelijke verplichtingen te kunnen vervullen die terug te vinden zijn in het decreet onderwijsinternaten maar ook om bijvoorbeeld fiscale attesten rond kinderopvang uit te reiken. Wij hebben de mogelijkheid om je gegevens te verzamelen en te verwerken omdat je ouders en jij een overeenkomst getekend hebben met het internaat, waardoor jullie akkoord gegaan zijn met het internaatsreglement en ons pedagogisch project.
2.2 Voor internenbegeleiding
Als internaat bieden we kwaliteitsvolle internenbegeleiding aan. We willen je ondersteunen en begeleiden in je onderwijsloopbaan, je psychische en sociale welzijn en je dagdagelijkse bezigheden op internaat. Dit is een van de opdrachten die wettelijk opgelegd worden aan internaten.
Soms worden bepaalde gegevens genoteerd in het zogenaamde leerlingendossier of het leerlingenvolgsysteem (LVS). Het gaat daarbij om gegevens die noodzakelijk zijn om je goed te kunnen begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn hoe we jou kunnen helpen met studeren mocht je daar problemen mee ondervinden. Maar het kan ook gaan over hoe je jou voelt, over je houding, een ruzie die je maakte met andere internen of omdat je thuis een moeilijke periode doormaakt.
Als laatste verwerken wij ook medische gegevens van de internen. Het gaat dan om gezondheidsgegevens die nodig zijn om een goede begeleiding mogelijk te maken of om in noodgevallen goed te kunnen handelen.
2.3 Andere
Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt om andere redenen, zal er vaak om uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als ons internaat beeldmateriaal wil publiceren op haar website waar je herkenbaar op staat.
3. Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden verkregen bij je aanmelding op internaat en later bij je definitieve inschrijving op ons internaat. Een ander deel van de gegevens wordt verzameld tijdens de periode dat je ingeschreven bent op internaat.
4. Delen we persoonsgegevens?
Ja, onderwijs maken we niet alleen. Bepaalde persoonsgegevens die jij aan het internaat bezorgt, worden doorgegeven aan een aantal andere partners met wie we samenwerken. Zo werkt het internaat samen met CLB (vrij CLB Aalst) die het internaat extra gaat ondersteunen met de leerlingbegeleiding.
Verder worden je identificatiegegevens, de aanwezigheden en je behaalde diploma, attest of getuigschrift ook doorgegeven aan het Agentschap voor onderwijsdiensten (AgODi). Zij controleren onder andere of je aan de leerplichtwet voldoet en of je voldoende op internaat aanwezig bent.
Als je ons internaat verlaat, kunnen we bepaalde gegevens doorgeven aan je nieuwe internaat. Wil je dit niet, dan kunnen je ouders zich hiertegen verzetten.
Fiscale gegevens (voor het opmaken van fiche voor kinderopvang) worden aan de FOD-financiën doorgegeven.
Je persoonsgegevens worden binnen IÑIGO, Ignatiaanse scholen vzw enkel gedeeld met de medewerkers die deze informatie effectief nodig hebben in de uitoefening van hun taken. Zij handelen steeds onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Wij kunnen commerciële derde leveranciers verzoeken om het internaat te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan toepassingen als een leerlingadministratie-, of een leerlingenvolgsysteem. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van IÑIGO, Ignatiaanse scholen vzw. Met deze leveranciers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij proberen gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden trachten we ervoor te zorgen dat je gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en proberen we bijkomende waarborgen te nemen.
5. Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
Wij bewaren de gegevens maximaal 2 jaar nadat je het internaat verlaten hebt. Maar voor sommige gegevens is er echter een (langere) wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Hoe lang we deze gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan je nalezen in dit document.
6. Welke rechten heb jij?
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: je hebt altijd het recht om je persoonsgegevens in te kijken. Indien je daarom verzoekt, zullen wij je een kopie bezorgen;
- Recht om je persoonsgegevens te verbeteren: je kan altijd foutieve, onvolledige of verouderde persoonsgegevens laten verbeteren of verwijderen;
- Recht om je toestemming in te trekken: je kan op elk ogenblik beslissen om je toestemming in te trekken;
- Recht op bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- Recht op verwijdering van je gegevens mocht blijken dat we ze onrechtmatig verwerken;
- Recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
7. Contacteren?
Wil jij je rechten uitoefenen, kan je binnen het internaat de verantwoordelijke voor informatieveiligheid in het internaat contacteren. Je kan dat doen op volgend mailadres: privacy@inigo-ignatiaansescholen.be.
Daarnaast doen we beroep op de Data Protection Officer (DPO) Katholiek Onderwijs Vlaanderen (DPO@katholiekonderwijs.vlaanderen). Vermeld wel steeds het instellingsnummer van het internaat als je contact opneemt met de DPO.
De volledige versie van de privacyverklaring kan je hier lezen.